Мастер-класс «Управление временем»

  

  Чувство времени

Научиться контролировать свое время можно с помощью тайм-менеджмента. Для этого нужно проанализировать текущую ситуацию распределения временных ресурсов, чтобы выявить «дыры», в которые утекает время, и перестать его терять.

УПРАЖНЕНИЕ

Исходя из своего ежедневного плана работы, выпишите основные задачи на день. Скорее всего, у Вас будет длинный перечень. А успеть сделать все получается отнюдь не всегда. Можно, конечно, начать применять хронометраж, расписывать все дела поминутно, но это может не принести ожидаемых результатов. Сегодня Вы уложились в обозначенное время, завтра — никаких гарантий. Поэтому необходимо классифицировать свои ежедневные дела по срочности и важности. Share Очередность выполнения задач следующая: А. Срочные + важные. Б. Срочные + не важные. В. Важные + не срочные. Г. Не срочные + не важные.

Это общая система планирования времени, рассчитанная на специалиста любого уровня. Теперь давайте посмотрим, как по этому принципу должен планировать свой рабочий график успешный руководитель.

Начнем с того, что задачи группы «Г» руководитель вообще не планирует, таких задач у него нет. Задачи группы «А» управленец должен решать сам в первую очередь. Задачи группы «Б» должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то он рискует попасть под «власть» их срочности. Необходимость передачи этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков выполнения задач.

Задания группы «В» следует делегировать другим сотрудникам не только для того, чтобы разгрузить свое рабочее время, но также заботясь о повышении мотивации их труда. Следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать не столько сроки выполнения, сколько качество решения задач. При невозможности делегирования управленец должен сам взяться за решение вопросов данной группы.

Последовательно применяя на практике метод «АБВ», руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

  

  Цикл планирования

После определения приоритетности задач необходимо перейти к циклу планирования выполнения каждой из них. Ведь даже если Вы перед решением какого-либо вопроса не составляете графики на бумаге, в большинстве случаев все равно каким-то образом прикидываете, что, как и когда нужно сделать, будете ли Вы делать это самостоятельно или привлечете сотрудников, какие ресурсы Вам для этого необходимы.

Чтобы сделать этот процесс более эффективным, давайте рассмотрим цикл планирования.

ЦИКЛ ПЛАНИРОВАНИЯ

Share Как Вы думаете, какой из этих этапов необходимо ставить первым? Без сомнения, первым этапом идет план, то есть постановка цели. Затем мы проводим анализ, какие ресурсы для достижения этой конкретной цели у нас уже есть, и чего нам для этого не хватает. После этого разрабатывается конкретный пошаговый план действий. Использование этой схемы поможет не просто планировать, но и правильно анализировать имеющиеся ресурсы.

При кажущейся сложности перечисленные методы управления временем достаточно просты в использовании. Уделив 10 минут утром на такое планирование задач, Вы в скором времени убедитесь в том, что стали успевать гораздо больше.